Zeiterfassung Gastronomie und Hotel


Zeiterfassung: Gastro und Hotel (HoGa)


Eine Ausarbeitung der Zeitwirtschaft Grünhage zu den Besonderheiten im Bereich der genannten Branchen. Zeiterfassung, ein an sich schon komplexes Thema aus Sicht der Unternehmensführung, der Betriebsräte und der Mitarbeiter, erhält beim Einsatz von Minijobbern zusätzliche Brisanz aufgrund der Gesetzgebung und der möglichen Fehler.

Seiteninhalt:
Probleme Gastgewerbe - Elektronische Erfassung - Datenimport Software - Lohnabrechnung - Lösungen Hotel/Gastro

Zeiterfassung und Minijobber


Zeiterfassung Zoll Dokumentation Eine Suche wie im Bild dargestellt zeigt schnell, dass in diesem Umfeld verstärkt sondiert wird. Jedem Gastronom oder Hotelmanager ist der Zoll ein Begriff.
Es drohen hohe und existenzbedrohende Geldstrafen, eine zeitnahe Dokumentation der Arbeitszeiten ist neben den vielen anderen Vorschriften notwendig.

Was für den angestellten Arbeitnehmer gilt, ist im besonderen Maße bei den kurzfristig beschäftigten Arbeitnehmern zu berücksichtigen. Durch den Vorteil der verminderten Steuern und Sozialabgaben handelt sich der Gastronom einen höheren Aufwand bei der Dokumentation und den Kontrollmaßnahmen im Unternehmen ein.


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Probleme im Gastgewerbe

Gastronomie und Hotellerie Im Bereich Gastronomie und Hotel begegnen uns einige Besonderheiten, welche das Erfassen und Bewerten von Arbeitszeiten deutlich erschweren:
   - Sechs Tage Woche
   - unregelmäßige Schichtdienste
   - Feiertage tariflich abgegolten
   - komplizierte Zuschlagsbereiche
   - Planung der Dienste
   - Lohnabrechnung
   - gerechte Verteilung der Arbeit

Speziell der letzte Punkt kann nur schwer berücksichtigt werden, da die Planung selten so umgesetzt wird. Zum Schluß ist dann doch einer viel zu stark belastet und andere dafür kaum. Wir beschränken uns hier auf das Thema Zeiterfassung und somit die Darstellung der Realität, also dem Ist- Zustand. Geringfügig Beschäftigte müssen im Jahresschnitt die gesetzlichen Grenzwerte einhalten, sonst ist der Vorteil bei Sozialabgaben und Steuern aufgehoben und der Minijobber mutiert zum Teilzeitbeschäftigten.

Die elektronische Erfassung

Möchte man zeitnah reagieren und kontrollieren, so kommt man um eine elektronische Zeiterfassung nicht herum. Eine Stempeluhr würde zwar die Zeiten ebenso erfassen, jedoch bliebe immer noch das Übernehmen in eine Tabellenkalkulation.

Komplettsystem Zeiterfassung Eine sinnvolle Investition: das Arbeitszeiterfassungsterminal mit Netzwerkanschluß.
Durch den Netzwerkanschluß ist das Erfassungsgerät einfach anzubinden und Sie haben zeitnah alle erfassten Stempelungen. Im Idealfalle werden die Daten automatisiert ausgelesen, so dass Sie nicht damit belastet sind.

Falls möglich achten Sie auf eine Erfassung mittels Finger oder Daumen:
Ausweise werden nicht mehr vergessen oder vertauscht und die Erfassung ist mittlerweile sehr sicher und zuverlässig. Hinzu kommt, dass Kellner nicht mehrere Ausweise wie Kellnerschlüssel und Transponder am Bund tragen müssen und an der Kasse nicht irgendwelche anderen personen tätig sind.

Was sollte ein Zeiterfassungsgerät im Bereich HoGa können?
Minimal ist es die Erfassung von Kommt/Geht. Dabei sollte der Mitarbeiter möglichst mit biometrischen Merkmalen wie Gesichterkennung oder Fingerabdruck erfasst werden. Bitte beachten Sie hierbei die Vorschriften!
Ideal ist es, wenn zusätzlich Pausen und Raucherpausen erfasst werden. Diese können in der Summe viel ausmachen, Pauschalierungen sind nicht immer ideal. Kommt es auch zu externen Tätigkeiten wie im Bereich Catering oder auch Küche (Einkauf), so ist Dienstgang eine weitere notwendige Option.

Eine elektronische Zeiterfassung ist im Bereich Gastronomie und Hotellerie immer eine sehr gute Lösung!

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Die Datenübernahme in eine Software

Auf keinen Fall sollten Sie sich mit halben Lösungen zufrieden geben! Auch die Daten aus einem Zeiterfassungsterminal sind ohne Aufbereitung nicht geeignet, um diese zu Berechnen. Das beginnt schon damit, dass im Gerät die Stempelzeiten einzeln stehen, also Kommt und Geht, Pausen und anderes wird nicht als Paar exportiert. In einer Tabellenkalkulation erscheinen dann viele einzelnen Werte und Fehler sind nicht sofort ersichtlich. Eine Summenbildung ist erst mit manuellem Nachbearbeiten möglich.
Also sollten Sie eine passende Software zum Gerät erwerben, die Vorteile sind eindeutig:

Arbeitszeiterfassung Grünhage
   - Bilden von Buchungspaaren (Kommt/Geht und andere)
   - Berechnen der Tagessumme
   - Abzug von Pausen
   - Berücksichtigung von Feiertagen, Urlaub und andere Fehltage
   - Monatsabrechnung mit Übertrag


Quintessenz Zeiterfassung:
Nur eine elektronische Stempeluhr allein reicht nicht aus. Die Datenübernahme in eine leistungsstarke Software mit einer Paarfindung (Start/Stop einer Aktion), fehlertolerant und mit Zusatzfunktionen bei den Berechnungen wie Mindestpausen, Toleranzen (ab wann darf der Mitarbeiter überhaupt arbeiten?), Abgleiche und einiges mehr minimieren den nachträglichen Einsatz bei der Bearbeitung.
Schauen Sie sich hierzu unsere Ausarbeitung zur Amortisation einer Zeiterfassung an!

Die Lohnabrechnung speziell in Gastro und Hotel

Haben Sie die Daten bis hierher zusammengetragen und nachbearbeitet (dank der umgesetzten Schritte 1 + 2 deutlich weniger Aufwand), so kommt als letzter Schritt die Lohnabrechnung. Oft sitzen Sie hier einige Zeit beim Steuerberater und versuchen, über steuerfreie Zuschläge die Kosten zu minimieren. Eine immer wiederkehrende und nervige Arbeit. Eine Exportschnittstelle zu einem Lohnprogramm wäre wünschenswert, jedoch sind diese meistens nicht optimal auf das Gastgewerbe abgestimmt.

Die Zeitwirtschaft Grünhage hat dieses Problem erkannt und mit der Firma Relog eine leistungsstarken Parnter im Bereich der Lohnabrechnung gefunden.
Eine intensive telefonische Betreuung und ca. 40 Standorte in Deutschland sind hierbei ein überzeugendes Argument. Wir übergeben die Daten an unseren Partner, die Lohnabrechnung wird dann weitestgehend automatisch ablaufen. Gern erörtern wir mit Ihnen ihre individuellen Ansprüche!

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Die Lösung der ZeitWirtschaft Grünhage

Lösung Business! Inklusive §3b EStG mit ausgeworfenen Summen je Zuschlagsbereich. Monatsabrechnung inkl. flexiblen Lohn nach BDS oder DEHOGA oder Ihre eigenen Vereinbarungen!
Komplettsystem ZW-G: Fakten und Vorteile
  • Erfassen der Stempelungen Ihrer Mitarbeiter mittels Fingerabdruck oder Daumen. Keine Ausreden, kein Vertauschen der Ausweise.
  • Sichere Speicherung der Daten auch bei Stromausfall
  • automatisches Auslesen der Daten&xnbsp; im Intervall oder zu festen Zeitpunkten
  • Übernahme der Daten in die Zeiterfassungssoftware
  • Berechnen der Buchungen und Visualisierung der Anwesenheiten
  • Urlaub, Krankheit und andere Fehltage
  • automatische Berücksichtigung der gesetzlichen Pausenzeiten
  • Nachweispflichten für Minijob erfüllt
  • selbsterkennende Wechselschichten
  • Flexibler Lohn je Stempelung, Grundlohn, Dienstaltersstufen

Fazit Arbeitszeiterfassung HoGa

Mit dieser Lösung sparen Sie Zeit und Geld. Die lästige Arbeit der Zeiterfassung und Lohnabrechnung ist zum größten Teil automatisiert. Sinnvolle Funktionen wie Dienstplaner, Urlaubsplaner und selbsterkennende Wechselschichten sorgen für einen möglichst geringen manuellen Aufwand. Allein die Zeiterfassung wird sich durch Vermeiden der typischen Fehlberechnungen und der eingesparten Zeit schon nach wenigen Monaten bezahlt haben. Zusammen mit der Lohnabrechnung verdienen Sie sogar noch daran!

Weiterführende Links:

Nettolohnvereinbarung: Gesetzliches, Anmerkungen, Urteile
Nachweispflicht der Arbeitszeiten für Minijobber: Dokumentationspflicht